Bạn đã biết cách vẽ một lưu đồ quy trình và bằng phần mềm sao cho đúng quy ước vẽ lưu đồ chưa? Hướng dẫn dưới đây cũng như các thông tin khác về lưu đồ có thể sẽ hữu ích và giúp đỡ được các bạn trong công việc.
Tìm hiểu chung về lưu đồ
Lưu đồ hay tiếng anh là Flowchart được diễn tả là phương tiện đồ họa trực quan hóa chuỗi nhiệm vụ của một công việc thành hình ảnh đơn giản và dễ hiểu hơn để tất cả mọi người có thể đọc và hiểu được người diễn tả đang muốn thể hiện điều gì.
Lưu đồ cũng là tài liệu đầy đủ giúp nhân viên biết được quy trình đó hoạt động ra sao, đặc biệt là những người mới. Nhìn vào lưu đồ, các bước vận hành tiêu chuẩn sẽ được chỉ ra rất rõ. Từ đó, làm đánh giá được quy trình, được chất lượng sản phẩm đầu ra và giúp quy trình đó hoạt động ổn định, tốt hơn.
Các quy ước vẽ lưu đồ chung
Hầu hết các lưu đồ được tạo bởi ba kí hiệu chính và được mọi người quy ước đó để nhìn vào thấy được và hiểu được. Những điều đó được gọi là quy ước vẽ lưu đồ.
Hình tròn dài đó là sự bắt đầu hay kết thúc một quá trình. Hình chữ nhật cho thấy rằng từng bước công việc hoặc hướng dẫn thực hiện công việc cần theo tiến trình đó. Hình trái trám cho thấy việc phải đưa ra các quyết định mỗi kí hiệu, hãy viết nội dung phù hợp để có thể là sự bắt đầu hay kết thúc quá trình.
Các kí hiệu kể trên sẽ liên kết với nhau bằng những mũi tên thể hiện tiến trình làm việc cần đi theo các bậc thang đó. Hoặc có thể có một vài ký hiệu lưu đồ khác cũng có thể được sử dụng nhưng chỉ cần nhớ rằng lưu đồ là để luân chuyển thông tin mà bạn dùng ký hiệu khó hiểu thì nó làm mất đi tính mục đích, làm thất bại lưu đồ.
Hãy sử dụng một hình tròn dài đầu tiên để ghi “bắt đầu” đó là quy ước mà cũng là quy trình đầu tiên bạn cần thực hiện trong các bước để lập lưu đồ. Rồi sau đó mới chuyển đến các bước công việc cụ thể và vẽ một hình chữ nhật hoặc kim cương tiếp theo để phù hợp với nội dung sau đó là ký hiệu mũi tên từ hình này sang hình kia.
Khi toàn bộ quy trình kết thúc bạn phải vẽ 1 vòng tròn và ghi vào đó là “Kết thúc”. Đến cuối cùng là sự kết thúc chắc chắn lưu đồ đã trở nên phức tạp hơn rất nhiều vì vậy một vòng tròn nên được sử dụng lúc này là quan trọng nhất để phân biệt với các mũi tên còn lại.
Các bước thực hiện vẽ lưu đồ đúng với quy ước
Nhìn thoáng qua, có vẻ công việc này thật dễ dàng chỉ là vẽ ba loại hình khối và mũi tên rồi nối chúng với nhau là xong. Nhưng thực sự để xây dựng được một lưu đồ lại là việc không đơn giản như vậy đâu.
Bước 1: Quyết định xem bạn cần vẽ lưu đồ cho quy trình nào
Tất nhiên, việc xây dựng lưu đồ trước tên cần phải có ý tưởng. Ý tưởng đó là để quy trình hoá theo lưu đồ với mục đích gì. Có những đơn vị hiện nay vẫn quản lý quy trình bằng miệng tức là để nhân sự mô tả và hướng dẫn nhân sự trực tiếp bằng lời nói. Đôi khi nó vẫn phát huy tác dụng nhưng cách làm này sẽ có tốc độ không nhanh, chỉ cho quy mô nhỏ hoặc quy trình đơn giản mà thôi.
Một tham vọng đưa quy trình đó trở thành “số hoá” mới là cái chúng ta cần hướng đến khi tham gia lưu đồ hoá quy trình. Đó là một quy trình cần thiết với đơn vị đó mới là cái bạn cần nghĩ khi quyết định vẽ lưu đồ.
Bước 2: Thu thập thông tin
Trừ khi nghĩ đến việc gì thì thông tin cũng là điều quan trọng nhất mà bạn cần phải tìm hiểu. Thông tin bạn cần cho lưu đồ lại càng cần phải chính xác và có liên quan tới phần lưu đồ bạn chuẩn bị thực hiện.
Ngay cả khi quy trình có vẻ đơn giản hoặc thời gian diễn ra ngắn thì thông tin thu thập đều quan trọng cả và phải đều chính xác. Sau bước này thì sẽ có hai khả năng đó là quy trình vẫn được giữ nguyên như cũ hoặc quay trở lại bước trước đó và lặp lại quy trình hoặc rẽ sang quy trình hoàn toàn khác.
Bước 3: Bắt tay vào thực hiện vẽ lưu đồ
Khi bạn đã có trong tay đủ các thông tin thì hoạt động vẽ được tiến hành ngay. Các bạn có thể dùng cách đơn giản nhất là dùng bút và giấy, hoặc cao cấp hơn đó là các phần mềm, công cụ để hỗ trợ bạn lên lưu đồ rất đơn giản. Hoặc ở mức độ thấp thì bạn có thể dùng Microsoft PowerPoint, Paint hoặc các phần mềm soạn thảo khác để thực hiện thao tác cuối cùng này.
Trên đây là phần trình bày về những quy ước vẽ lưu đồ và các bước thực hiện để kiến tạo nên một lưu đồ. Hy vọng rằng, lưu đồ các quy trình sẽ được các bạn thực hiện thành công để giúp ích cho công việc của các bạn.