Hiểu được phạm vi dự án là gì và biết cách xác định 1 cách rõ ràng phạm vi dự án giúp cho bạn quản lý hiệu quả kỳ vọng của các bên liên quan và đảm bảo rằng tất cả các yếu tố của dự án đều phù hợp với mục tiêu và tăng cơ hội thành công. Dưới đây là những gì mà bạn cần biết về phạm vi dự án.
Phạm vi dự án là gì?
Phạm vi dự án (Project Scope) là 1 phần của kế hoạch dự án liên quan đến việc xác định và ghi lại danh sách các mục tiêu của dự án cụ thể, nhiệm vụ, các công việc, chi phí và thời hạn. Tài liệu phạm vi của dự án, được gọi là tuyên bố phạm vi hoặc là các điều khoản tham chiếu, và giải thích các ranh giới của dự án, thiết lập trách nhiệm cho từng thành viên ở trong nhóm, các quy trình xác minh cũng như phê duyệt công việc đã hoàn thành.
Các dự án lớn thường có xu hướng thay đổi khi mà chúng tiến triển. Nếu 1 dự án đã được xác định phạm vi hiệu quả ngay từ đầu, thì việc quản lý những thay đổi sẽ dễ dàng hơn. Khi lập hồ sơ về phạm vi của dự án, các bên liên quan phải càng cụ thể càng tốt để tránh việc vượt phạm vi dự án.
Tầm quan trọng của xác định phạm vi dự án
- Trình bày rõ những gì mà dự án đòi hỏi để tất cả các bên liên quan có thể hiểu những gì liên quan
- Cung cấp lộ trình người quản lý có thể sử dụng để phân công nhiệm vụ, sắp xếp công việc và ngân sách hợp lý
- Giúp tập trung các thành viên trong nhóm vào các mục tiêu chung; và ngăn cản các dự án, đặc biệt những dự án phức tạp, mở rộng ngoài phạm vi đã thiết lập.
Các nhà quản lý dự án thường thấy việc thiết lập phạm vi dự án đảm bảo cho các dự án được tập trung và thực hiện theo mong đợi. Phạm vi cung cấp 1 nền tảng vững chắc để quản lý 1 dự án khi nó tiến lên và giúp đảm bảo rằng các nguồn lực không bị chuyển hướng hoặc là lãng phí vào các yếu tố ngoài phạm vi.
Các bước xác định phạm vi dự án như thế nào?
Xác định nhu cầu của dự án
Khi bạn có thể xác định rõ ràng nhu cầu của 1 dự án, bạn sẽ có nhiều khả năng đặt ra tiêu chuẩn chuẩn ngay từ đầu.
Hiểu được “cái gì và tại sao” của 1 dự án sẽ cho phép bạn thiết lập các mục tiêu cụ thể. Nó cũng đặt 1 nền tảng cho những nhiệm vụ phải tuân theo.
Xác nhận mục tiêu của dự án
Cơ sở của phạm vi dự án đòi hỏi các mục tiêu của bạn phải được đo lường được và có thể đạt được. Nó cũng phải thực tế và hoàn thành trong 1 khung thời gian cụ thể.
- Điều này liên quan đến việc chính xác những gì dự án muốn đạt được. Đó là, những gì, tại sao, làm thế nào sẽ được thực hiện. Sự rõ ràng sẽ làm giảm được nguy cơ mơ hồ và hiểu lầm.
- Các mục tiêu có thể cân đo đong đếm hay không?
- Các mục tiêu dự án có thể đạt được với các nguồn lực sẵn có?
- Các mục tiêu có dễ thực hiện không, đặc biệt nếu gặp phải khó khăn? Liệu những điều này có làm giảm đi chất lượng tổng thể của kết quả dự án và gây ra tình trạng vượt quá ngân sách?
- Các mục tiêu dự án có thể được đáp ứng trong khung thời gian đã phân bổ không? Nó có phải là 1 tiêu chí quan trọng để đáp ứng những thời hạn này?
Mô tả phạm vi dự án
Bạn là 1 nhà quản lý, cần phải rõ ràng về các tính năng và chức năng cần thiết cho sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn.
Kỳ vọng và tán thành
Các dự án thành công là những dự án tính đến sự hài lòng của người dùng cuối. Liệu chúng có đáp ứng kỳ vọng của người dùng cuối và chấp nhận sản phẩm, dịch vụ hoặc là quy trình hay không? Người dùng cuối có thể là khách hàng của bạn hoặc 1 nhóm nội bộ của bạn.
Xác định các ràng buộc
Luôn có những trở ngại để đạt được những gì mà bạn đã đặt ra. Khi nhận thức được những hạn chế có thể xảy ra ở trong quá trình thực hiện, nó có thể giúp bạn giảm thiểu các vấn đề trì hoãn hoặc hạn chế khả năng đạt được kết quả của dự án.
Những nguyên nhân này có thể do điều kiện môi trường bên trong và bên ngoài, trục trặc công nghệ hoặc thiếu nguồn lực. Thông báo những vấn đề với nhóm của bạn sớm để vượt qua được những trở ngại, chi tiêu trong phạm vi ngân sách. Cho dù những điều này là dựa trên các giả định không chắc chắn, việc phân tích cũng sẽ tác động trong suốt tiến trình của dự án làm giảm thêm rủi ro thất bại.
Kết luận
Trên đây là bài viết về phạm vi dự án là gì? Tầm quan trọng của việc xác định được phạm vi dự án. hy vọng những thông tin trên sẽ giúp bạn có thêm những kiến thức phục vụ cho công việc của mình được thuận lợi hơn.
